Ewidencjonowanie przychodów i rozchodów, czyli operacji gospodarczych firmy, to obowiązek każdego przedsiębiorcy. Jednym ze sposobów na ich rozliczanie jest prowadzenie pełnej księgowości, której najważniejszym elementem jest prowadzenie ksiąg handlowych. Kto powinien rozliczać się za pomocą pełnej ewidencji księgowej? Jakie są niezbędne elementy ksiąg handlowych i zgodnie z jakimi zasadami powinny być prowadzone?
Czym jest pełna ewidencja księgowa?
Pełna ewidencja księgowa, znana również jako pełna księgowość, to forma opodatkowania będąca szczegółowym i dokładnym obrazem wszystkich operacji gospodarczych przedsiębiorstwa. Dostarcza ona przedsiębiorcy wszystkich informacji niezbędnych do ustalenia spójnej polityki budżetowej i podatkowej firmy, dzięki czemu możliwa jest optymalizacja wydatków oraz inwestycji, a także ocena wydolności firmy. System rejestracji stosowany w pełnej ewidencji księgowej nazywany jest księgami rachunkowymi. Są to zbiory dekretów księgowych i obrotów sald. Wszystkie zapisy znajdujące się w księgach rachunkowych muszą mieć swoje potwierdzenie w dokumentacji, co oznacza, że przedsiębiorca zobowiązany jest do przechowywania wewnętrznych, zewnętrznych własnych i zewnętrznych obcych dowodów księgowych.
Pełną księgowość można prowadzić dla swojej firmy samodzielnie, jednak należy mieć na uwadze, że jest to najbardziej skomplikowana forma rozliczania przedsiębiorstwa i nie może zawierać błędów. Prowadzenie ksiąg rachunkowych w sposób sprzeczny z ustawą o rachunkowości z dnia 29 września 1994 roku zagrożone jest odpowiedzialnością karno-skarbową – dodaje nasz rozmówca z Biura Doradztwa Podatkowego Lidii Sarneckiej w Toruniu.
Kto jest zobowiązany prowadzić pełną ewidencję księgową?
Każda firma może być rozliczana w formie pełnej księgowości, aby rejestrować jej właściwą kondycję, jeśli wyrazi taką wolę. Jest to jednak sytuacja niezwykle rzadka, z uwagi na stopień skomplikowania prowadzenia pełnej księgowości w porównaniu do prowadzenia ewidencji czy ksiąg podatkowych. Art. 2 ustawy o rachunkowości jasno wskazuje szeroki katalog podmiotów, które są zobowiązane do prowadzenia pełnej księgowości. Obligatoryjnie należą do nich: spółki akcyjne, spółki z ograniczoną odpowiedzialnością, spółki komandytowe, spółki komandytowo-akcyjne, spółki jawne oraz spółki partnerskie. Ponadto istnieje jeszcze kryterium dochodowe, zgodnie z którym, do prowadzenia pełnej ewidencji księgowej zobowiązane są wszystkie firmy, których przychód w minionym roku rozliczeniowym przekroczył równowartość 2 000 000 euro w przeliczeniu na złotówki. Kwota ta jednak jest zmienna i zależy od aktualnego średniego kursu ogłoszonego przez NBP.
Co obejmuje pełna księgowość?
Prowadzenie pełnej księgowości to inaczej rozliczanie firmy przy pomocy ksiąg rachunkowych. Mogą być one prowadzone w sposób elektroniczny, za pomocą odpowiednich programów komputerowych, bądź w sposób tradycyjny. Wszystkie księgi rachunkowe muszą być trwale oznaczone nazwą jednostki, której dotyczą, nazwą rodzaju księgi oraz programu przetwarzania. Ponadto księgi te powinny mieć wyraźnie zaznaczoną datę ich sporządzenia, okres sprawozdawczy, rok obrotowy, a każda operacja w nich zawarta powinna mieć odzwierciedlenie w dowodach księgowych. Najważniejsze elementy, z których składa się pełna ewidencja księgowa, to:
- dziennik – chronologiczne ujęcie wszystkich operacji w danym okresie sprawozdawczym, umożliwiające uzgodnienie jego obrotów z obrotami zestawienia obrotów i sald kont księgi głównej,
- księga główna – zbiór wszystkich wykorzystywanych przez firmę kont syntetycznych, prowadzona zgodnie z zasadą podwójnego zapisu w kolejności chronologicznej,
- księgi pomocnicze – stanowiące uszczegółowienie zapisów z księgi głównej, obejmujące m.in. ewidencję środków trwałych, rozrachunki z zatrudnionymi i kontrahentami, operacje zakupu i sprzedaży,
- zestawienie obrotów i sald – comiesięczny bilans próbny służący zweryfikowaniu, czy księgi prowadzone są zgodnie z wymaganiami ustawy,
- inwentarz, czyli wykaz składników aktywów i pasywów – zestawienie aktywów i pasywów, dotyczące wyłącznie przedsiębiorców, którzy dotąd nie prowadzili ksiąg rachunkowych zgodnie z ustawą.
Jakie są zasady prowadzenia pełnej ewidencji księgowej?
Ustawa o rachunkowości przewiduje zarówno to, jakie elementy składają się na pełną ewidencję księgową, jak i sposób, w jaki powinny być prowadzone. Księgi handlowe powinny być prowadzone bezbłędnie, sprawdzalnie, rzetelnie i bieżąco. Bezbłędność to zasada, w myśl której księgi nie mogą zawierać żadnych nieprawidłowości i wymusza na przedsiębiorcach, aby dokumenty odpowiadające danemu okresowi sprawozdawczemu były wprowadzane kompletnie. Sprawdzalność oznacza, że należy prowadzić księgi handlowe w taki sposób, aby na każdym etapie przetwarzania danych możliwe było zweryfikowanie poprawności zapisów, stanów sald, funkcjonowania stosowanych procedur obliczeniowych, a także identyfikowanie dowodów księgowych. Zasada rzetelności informuje o tym, że księgi muszą w pełni odzwierciedlać stan rzeczywisty i w księgach rachunkowych nie można ani niczego zatajać, ani przeinaczać. Prowadzenie na bieżąco natomiast oznacza, że wszystkie zapisy należy wprowadzać na czas i nie dopuszczać do opóźnień.
